Functioneringsgesprek met effect: 5 tips

Zakelijke kledingvoorschriften MT Robin Hendriks

Functioneringsgesprek met effect: 5 tips

okt 13, 2020 Nieuwsfeed by roxanne

Per jaar 3 keer met je werknemer om tafel voor een planningsgesprek, functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek? Dat is anno 2020 niet meer de enige manier om invulling te geven aan de beoordeling en ontwikkeling van je personeel. Je werknemers presteren het beste als je constant met ze in gesprek blijft. 5 tips voor een optimale beoordeling en verslaglegging.

Tip 1. Ga regelmatig in gesprek

Als je snel wilt inspelen op veranderingen, moeten je werknemers ook goed op elkaar ingespeeld zijn. Daarvoor is continue afstemming nodig. Om te voorkomen dat je belangrijke zaken opspaart tot een formeel beoordelingsmoment ga je regelmatig met je werknemer fysiek of online in gesprek. Regelmatig afstemmen heeft bovendien als positief gevolg dat werknemers zich meer betrokken voelen bij je organisatie, omdat er meer aandacht is voor hun welzijn. Bijvoorbeeld in een tweewekelijks overleg, waarin je in een half uurtje doorneemt hoe de zaken ervoor staan. Mogelijke vragen in zo’n overleg zijn:

  • Hoe gaat het met je?
  • Wat gaat goed?
  • Wat kan beter?
  • Wat heb je nodig om je werk goed te kunnen doen?

Zorg dat je aan het einde van ieder gesprek een beknopt verslagje maakt, wat je vervolgens met de werknemer deelt. Dit verslag vormt je vertrekpunt bij het volgende gesprek.

Voorbeeld

Bij organisaties als Achmea, EY en ABN AMRO ging het beoordelingssysteem op de schop. Zij namen afscheid van de statische functioneringsgesprekken en voerden een zogenaamde ‘permanente dialoog’ in. Wat deze organisaties gemeen hebben? Ze stapten over van een hiërarchische structuur naar een (agile) organisatiestructuur. In deze structuur werken multidisciplinaire teams op projectbasis aan kortetermijndoelen. Zo kan dit type organisatie flexibeler zijn en snel inspelen op veranderingen in de markt.

Tip 2. Beloon direct na een goede prestatie

Waarom tot het einde van het jaar wachten om de balans op te maken en je waardering uit te spreken over het functioneren van je werknemer? Juist door prestaties te vieren op het moment dat ze zijn geleverd verbeter je de band met je werknemer en bind je hem of haar aan je onderneming.

Waardering hoef je niet altijd in euro’s te laten blijken. Je kunt je werknemers ook belonen door mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling te bieden. Denk hierbij aan opleidingen en trainingen, het toebedelen van speciale projecten of het geven van extra verantwoordelijkheden. Als je het uiten van je waardering uitstelt, loop je het risico dat getalenteerde werknemers zich niet gezien en betrokken voelen. Met als mogelijk gevolg dat ze uitkijken naar een andere werkgever.

Tip 3. Leg alles vast

Een helder beeld van het functioneren van je werknemer staat of valt met goede verslaglegging. Juist als je werknemer niet naar verwachting of behoren presteert, is het belangrijk dat je dit bespreekt en documenteert. Leg de gemaakte afspraken beknopt vast, maar noteer ook of je werknemer ze nakomt. Wil je op een zeker moment een werknemer ontslaan, dan vormt het personeelsdossier je bewijslast bij een kantonrechter of het UWV. Als werkgever ben je wettelijk verplicht om voor iedere werknemer een personeelsdossier bij te houden.

Inhoud personeelsdossier

  • persoonlijke gegevens van de werknemer
  • arbeidsovereenkomst en aanvullende arbeidsvoorwaarden
  • verslaglegging functioneren en ontwikkeling
  • ziekteverzuim
  • overige bijzonderheden

Een personeelsdossier moet zowel voor werkgever als werknemer op ieder moment inzichtelijk zijn. Bovendien geldt voor het personeelsdossier de AVG, dus je bent als werkgever verantwoordelijk voor een correcte opslag van het dossier.

Tip 4. Laat anderen de beoordeling doen

Werk je met zelfsturende teams? Dan is het waardevol om werknemers elkaar te laten beoordelen. Zij hebben immers het meeste zicht op het functioneren van hun collega’s en kunnen vaak met concrete voorbeelden onderbouwen op welke punten iemand zich verder kan ontwikkelen. Je kunt de verantwoordelijkheid voor het ophalen en documenteren van die feedback ook direct bij je werknemer neerleggen. Hierdoor vergroot je het eigenaarschap en de betrokkenheid van je werknemers bij hun eigen ontwikkeling en functioneren. Wees er wel van bewust dat mensen geneigd zijn om hun directe collega’s vooral positief te beoordelen, en vanwege het groepsgevoel en onderlinge verstandhouding minder kritisch zijn. Dit ondervang je door werknemers te trainen in het geven en ontvangen van feedback.

Nog een stap verder ga je met 360 graden feedback. Hiermee laat je niet alleen collega’s van gelijkwaardig niveau meebeoordelen, maar haal je ook feedback van buitenaf op. Denk aan klanten, leveranciers of andere stakeholders die regelmatig met de werknemer werken. Hiermee vorm je een compleet beeld van de werknemer, wat helpt bij een objectieve beoordeling.

Tip 5. Houd beoordelen en persoonlijke ontwikkeling gescheiden

In de meeste functioneringsgesprekken gaat het over zowel het functioneren van de werknemer in de organisatie, als zijn persoonlijke ontwikkeling. Je kunt dit lostrekken en hier 2 aparte trajecten van maken. Hierdoor focus je in het ene gesprek op de bijdrage van de werknemer aan de bedrijfsresultaten en in het andere gesprek op zijn ontwikkelperspectief. Als je uitgaat van de tweewekelijkse gesprekken zoals beschreven in tip 1, dan kun je een zakelijk gesprek en informeel gesprek afwisselen.

Dit levert in de praktijk 2 type gesprekken op:

  1. Een zakelijk gesprek, waarin je op basis van bijvoorbeeld targets het functioneren van de werknemer bespreekt. Het belang en de groei van de onderneming staan hierbij centraal.
  2. Een informeel gesprek over de ontwikkeling van de werknemer, waarin zijn ambitie en persoonlijke doelen aan bod komen. Hierbij gaat het niet alleen om het ontwikkelperspectief van de werknemer binnen het bedrijf, maar ook eventueel daarbuiten.

Je kunt bij dat tweede gesprek onderstaand ‘Plan ABC’ als leidraad gebruiken:

Plan A: hoe ziet de ontwikkeling van de werknemer in zijn huidige functie eruit?
Plan B: hoe ziet de ontwikkeling van de werknemer binnen het bedrijf eruit?
Plan C: welke ontwikkeling heeft de werknemer nodig om ook buiten het bedrijf aantrekkelijk te blijven?

De uitkomsten van beide gesprekken leg je vast in het personeelsdossier van je werknemer.