7 tips om slim feedback te geven

7 tips om slim feedback te geven

jan 10, 2019 Nieuwsfeed by vincent

Opbouwende kritiek kan wonderen doen voor het prestatieniveau van werknemers.

9 januari 2019 | Lilian Polderman

#1 Geef kritiek niet in ‘sandwich-vorm’

Niet doen: kritiek in het midden van een gesprek plaatsen en aan weerszijden larderen met complimenten. ‘Het klinkt onoprecht’, zegt organisatiepsycholoog Roger Schwarz en schrijver van Smart Leaders, Smarter Team. ‘Het verwatert bovendien de boodschap. Complimenten en kritiek moeten los van elkaar staan.’ De neiging om negatieve feedback uit te balanceren met positieve feedback komt volgens Schwartz vooral voort uit het ongemak dat managers voelen met de te leveren kritiek. Daarom proberen ze het te ‘verstoppen’.

#2 Ook leergierige mensen verafschuwen kritiek

Een onderzoek probeerde vast te stellen dat de manier waarop mensen negatieve feedback opnemen, afhangt van hun doelstellingen en motivaties. Onderzoekers van onder meer Kansas University baseerden zich hierbij op een eerder onderzoek van Carol Dweck van Stanford University die drie groepen vaststelden op basis van motivaties en doelstellingen. Zo zijn er mensen met een leerdoelstelling – zij willen zichzelf vooral verder ontwikkelen door inspanning en het opdoen van ervaring.

Dan is er de prestatiegerichte groep die vooral zijn competentie wil tonen en tot slot is er de prestatie-mijdende groep die negatief oordelen van anderen actief ontloopt. De verwachting was dat de eerste groep negatieve feedback het beste zou oppakken en zou gebruiken om zichzelf verder te ontwikkelen. Maar dat klopt niet. Ondanks dat hun doelstelling leren was, bleek tot de verrassing van de onderzoekers dat ook deze groep minstens zo uit het veld geslagen werd door negatieve feedback.

#3 Kies voor kleine babystapjes en routine

‘Mensen zijn nu eenmaal niet automatisch goed in het geven en ontvangen van feedback,’ zegt Mary Shapiro, psycholoog en schrijfster van de Harvard Business Review Guide to Leading Teams. ‘Kies daarom voor babystapjes. Plan regelmatig en structureel gesprekken met de werknemers die aan jou rapporteren.

Stel ook voor om allereerst met algemene vragen te beginnen. Zoals: ‘Wat zouden we als team kunnen verbeteren?’. Laat alle teamleden wat zeggen en doe zelf aan het einde ook een duit in het zakje. Zorg er in ieder geval voor dat het geven van feedback, of het nu positief of negatief is, een vast onderdeel van de wekelijkse routine wordt.

E-book Gratis e-book over feedbackcultuur

Download het gratis e-book van Persona.fit en lees over feedbackcultuur, de eyeopeners binnen een organisatie en hoe de Persona.fit methode jouw bedrijf naar een nieuwe hoogte kan leiden.

#4 De drie emotionele triggers bij kritiek

Douglas Stone doceert onderhandelingstechnieken aan Harvard Law School en is co-auteur van het boek Thanks for the Feedback, dat vorig jaar verscheen. Hij merkt op dat er drie triggers zijn die ervoor zorgen dat kritiek het verkeerde keelgat inschiet. Allereerst de truth trigger. Deze gaat over de inhoud van de feedback. Voelt deze oneerlijk of onwaar dan stijgt de verontwaardiging.

Dan is er de relationship trigger waarbij de perceptie over degene die de kritiek levert de feedback beïnvloedt. Waarom zou je van die in jouw ogen incompetente persoon kritiek slikken? Of juist omdat je teleurgesteld bent dat je door een – bevriende – persoon wordt bekritiseerd. Tot slot is er de identity trigger die gaat over de relatie met jezelf. Of de feedback nu goed of slecht is, zo zegt Stone, het heeft een effect en dus een emotionele reactie op hoe je jezelf ziet. Om beter met kritiek om te kunnen gaan, is het goed te bedenken door welke trigger je emotioneel reageert. Vervolgens moet je met meer afstand bekijken of de feedback misschien ook iets goeds voor je kan doen.

#5 Vijf complimenten versus één kritiek

Let op, er is een ideale balans tussen kritiek geven en het uitdelen van complimenten. Zo is de ideale ratio vijf complimenten versus een stevige kritiek. Tot die conclusie kwam organisatiepsycholoog Emily Heaphy in haar onderzoek dat ze uitvoerde met consultant Marcial Losada. De twee analyseerden feedback van zestig strategische leiderschapsteams binnen een groot bedrijf.

Overigens geldt deze ratio volgens de onderzoekers niet alleen op de werkvloer, maar bijvoorbeeld ook in een huwelijk. Geef je team of werknemers dus volop complimenten. Zorg alleen wel voor dat de momenten voor kritiek en complimenten gescheiden blijven.

#6 Hoe gaat ons brein om met kritiek?

Voor zijn boek Focus: The Hidden Driver of Excellence interviewde Daniel Goleman, mededirecteur van het Consortium for Research on Emotional Intelligence in Organizations aan de Rutgers University, zijn collega Richard Boyatzis, hoogleraar aan de Weatherhead School of Management. Boyatzis analyseert de activiteit van ons brein in relatie tot de beste vormen van coaching. ‘Wanneer je praat over positieve dromen en goals dan wordt je brein gestimuleerd en opent het je voor nieuwe mogelijkheden’, zo legt Boyatzis uit in het boek. ‘Wanneer het gesprek echter verandert in kritiek, in hoe je jezelf het beste zou kunnen veranderen, dan sluit het brein je hier juist voor af.’

#7 En is kritiek op vrouwen anders?

Het tijdschrift Fortune publiceerde een onderzoek waarbij 248 beoordelingen in de technische industrie waren geanalyseerd. Van de beoordeelden waren er 105 man en 75 vrouw. Opvallend was dat de constructieve kritiek bij de mannen gericht was op verbetering van hun vaardigheden, terwijl de kritiek op de vrouwen vooral hun persoonlijkheid betrof. De vrouwen werd bijvoorbeeld gevraagd zich eens wat minder scherp op te stellen of eens een stapje terug te doen en zo anderen het voetlicht te gunnen.